Как "горещите бюра" разсипват бизнеса

Ключови думи: горещите бюра в офиса, подреждане на офис

Ако един шеф мрази компанията, в която работи, нейните служители и акционери, може лесно да я унищожи: просто трябва да вкара метода "горещи бюра". Това е по-сигурен начин да унищожи фирмата, отколкото да покани израелските хакери да я сринат. Колкото по-голяма е компанията, толкова по-бързо ще се стигне до разрушението й.

Зад израза "горещи бюра" стои практиката на свободно позициониране на служителите по бюрата: нито един работещ няма определено място в офиса; който дойде по-рано на работа, си избира мястото, а по-късно дошлите нямат голям избор. Теорията зад тази идея е, че тя предоставя на компаниите по-голяма гъвкавост в управлението на офис пространството. С някои изключения, недостатъците значително превъзхождат всички ползи, категорични са анализаторите. Ето защо методът е разрушителен, отбелязва Forbes, цитиран от technews.bg.

Посланието: служителите нямат значение
Работодателите често казват, че техните служители са техният най-голям актив. Но когато фирмата не иска да направи усилието да осигури на всекиго нормално работно място с постоянно бюро, тогава се изпраща точно обратното послание. Горещите бюра означават за хората в компанията, че те просто нямат значение за нея.

Домашен офис
Много компании се противопоставят на идеята, че служителите могат да работят от дома си. Това в повечето случаи е въпрос на старомодност, но все пак има случаи, когато успехът на работата зависи от тясното сътрудничество на екип от хора. Тогава би било основателно да се настоява всички да идват в офиса – това е важно за ефективността.

Но ако в една фирма всички могат да работят на горещи бюра, т.е. няма значение кой къде се намира, то те могат и да работят от домовете си, нали? Така де, сериозно – с изключение на разходите за електричество, каква е разликата…

Колегите не могат да се намерят
Когато във фирмата хората са настанени на определени места и работят заедно, те си помагат взаимно. Например, ако знаете къде седи главният счетоводител и се нуждаете от някакви счетоводни съвети във връзка с оферта, можете да отидете до бюрото му и да го попитате. Ако той не е на работното си място, тогава е много вероятно хората около него да знаят къде е и кога ще се върне – или дори да ви помогнат.

Това не може да се случи с горещите бюра. Дори не можете да се отгатнете къде би могъл да се намира чоекът, до когото имате нужда да се допитате.

Разбира се, електронната поща и телефонът са някакъв вариант, но тогава за какво не оставим хората да си работят от къщи, а идват в офиса? Да не говорим, че претоварените от работа служители все по-често избягват да отговарят на обаждания, а имейлите лесно се губят в купищата писма в пощенската кутия.

Бързите срещи – невъзможни
Кратките импровизирани срещи са важна част от ефективната офис-работа. Ръководителят на даден екип може да призове колегите си да отделят минута-две, за да им каже нещо важно в началото на деня, или пък в края, а може би връщайки се от важна среща. Тези микро-събития не прекъсват работния процес, защото най-често членовете на екипа просто трябва да завъртят столовете си и да свалят слушаките си.

С горещите бюра това е невъзможно. Дори да е, би било е убийствено за работния процес: представете си в един екип да се извикат всички, разпилени из различни части на сградата? Времето да се съберат всички в действителност може да отнеме 20 минути – за среща, която навярно ще трае 2-5 минути. Две такива срещи за деня са достатъчни да утрепят продуктивността и да съсипят мотивацията.

Помощ от колега
Когато компанията поставя бюрата на хора, които правят сходни неща, едни до други, това може да подпомогне процеса на работата. Ако човек има нужда от помощ, може да се обърнете към колегите си за съдействие – знаейки, че те навярно имат сходен опит.

Това ефективно настаняване на служителите се съсипва при горещите бюра. Намирането на помощ при решаването на проблем може да изисква ходене няколко етажа по-нагоре или писане на дълъг, напоителен мейл до колегата, който има компетенциите да помогне.

Мащаб на щетите
Общата сума на тези малки отрицателни ефекти се натрупва бързо. Колкото по-голяма е фирмата, толкова по-голяма е неефективността. Много служители – много екипи – много етажи за ходене – това е голяма загуба на време, да не говорим за случаите, когато една фирма обитава няколко сгради.

Изключения
Има няколко изключения при горещите бюра. Първо, ако фирмата е с малък брой служители, които работят в малък офис, тогава горещите бюра може и да работят добре. Когато всички служители работят на собствени лаптопи около една маса, а това са едни и същи хора всеки ден, то тогава споменатите проблеми не са от значение.

Второ, компания с множество мобилни търговци може да работи на принципа на горещите бюра, за да обслужва своите специалисти по продажби. Това има смисъл, защото продажбите се извършват в офисите на клиентите, а не в централата на работодателя. В такъв случай търговците трябва да посещават офиса само от време на време, така че не им е нужно определено бюро.

Източник: Списание Икономист