×
Бизнес ЮГ Войната в Ивицата Газа София Парламентарни избори 2023 Войната в Украйна Политика Общество Общини Спорт Разследване

Управител:
Веселин Василев, email: [email protected]

Главен редактор:
Катя Касабова, email: [email protected]

Коментарите под статиите се въвеждат от читателите и редакцията не носи отговорност за тях! Ако откриете обиден за вас коментар, моля сигнализирайте ни!

Категории
Вашият сигнал Връзка с Флагман Flagman в Telegram
Накратко
  • Минималната работна заплата в Гърция ще бъде над 800 евро
  • Днес ни очаква дъжд и по-ниски температури
  • Израел удари покрайнините на Дамаск
  • Куба обвини САЩ, че подклаждат протести в страната
  • На следващи избори ПП-ДБ няма да съществува, убедна е Мая Манолова
  • Разпитват свидетели по делото за побой срещу прокурорския син
  • Червения пират се изправя пред съда, гледат мярката му за неотклонение
  • Кирил Десподов стана футболист на годината
НА ЖИВО
Най-нови Най-четени Най-коментирани

Как да създадете перфектното съобщение за отсъствие от офиса


Как да създадете перфектното съобщение за отсъствие от офиса
Молба за отпуск, отсъствие от работа, съобщение до колегите
08 Март 2021, Понеделник, 09:56 ч.

Ако отивате на почивка или сте болни и или не можете или не искате да отговаряте на имейли, тогава е полезно да използвате автоматичен отговор под формата на съобщение за отсъствие от офиса, така че Вашите неинформирани контакти да не бъдат в очакване на отговор от Вас. Съобщението за отсъствие от офиса е компактен текст, който предава най-важните факти: Колко дълго ще бъдете недостъпни, кога Вашите контакти могат да очакват отговор, (по желание) причина за отсъствието Ви и ако е необходимо - лична бележка. Препратка към друг имейл адрес, напр. на някой от Вашите колеги, често е полезна или дори необходима.

За да сме сигурни: Отговорът за отсъствие от офиса е стандартна част от добрата комуникация по имейл. Той може да се настрои с помощта на функцията за автоматичен отговор на Вашия доставчик на поща или програма - просто не забравяйте да я изключите, когато се върнете!

Това, което принадлежи на текста на съобщение за отсъствие от офиса, зависи от контекста. Докато някои компании очакват официален отговор, другаде е обичайно да олекотите текста с малки лични елементи. По принцип обаче съобщението за отсъствие от офиса не е персонализирано - то е автоматизирано. Както често се случва, не е това, което казвате, а как го казвате. В крайна сметка не искате да дразните или обиждате всеки, който се опитва да се свърже с Вас.

Разбира се, винаги можете да разчитате на шаблони и примери, когато съставяте отговор за отсъствие от офиса. Но как да формулирате перфектното съобщение за отсъствие от офиса?

Съобщение за отсъствие от офиса: Стъпка по стъпка

Заглавие 

В заглавието е обичайно просто да пишете „Отговор при отсъствие от офиса“. По този начин всички знаят, че не сте на разположение веднага след като получат автоматичния отговор. 

Поздрав 

Започнете съобщението си за отсъствие от офиса с поздрав. Можете също така да благодарите за полученото съобщение. Възможна е и комбинация от двете. 

Примери:

  • Уважаеми господине или госпожо, …
  • Благодаря Ви за съобщението!
  • Здравейте и благодаря за изпратения имейл!

Разположение

Във втория ред на текста трябва да напишете най-важната информация: кога ще бъдете на разположение отново, както и причината за отсъствието Ви. Ако ще отсъствате за неопределено време, достатъчно е само посочването на причината. Информацията за това кога ще бъдете на разположение отново оставя по-добро впечатление от посочването на времето на Вашето отсъствие.

Примери:

  • В момента съм извън офиса - на почивка. Ще отговоря на съобщението Ви, когато се върна в понеделник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.
  • Ще се върна в офиса в понеделник, ММ/ДД/ГГ, чч:мм.

Без препращане

Ако имейлите Ви няма да бъдат препратени или не могат да бъдат прегледани от колега, понякога е важно да споделите тази информация. В зависимост от клиентите може да е полезно да посочите причина или да изразите съжаление. 

Примери:

  • Вашето съобщение няма да бъде препратено автоматично. 
  • От съображения за поверителност съобщението Ви няма да бъде препратено. 
  • Моля, имайте предвид, че Вашето съобщение не може да бъде препратено.

Препращане към колега

Ако Ваш колега Ви представлява, можете да насочите контакта си към неговия имейл адрес и/или телефонен номер. Искането да се използва тази опция само в спешни случаи може да помогне за филтрирането на по-незначителните въпроси.

Примери:

  • Можете да се свържете с КОЛЕГАТА при всякакви въпроси: [email protected].
  • При спешни случаи можете да се свържете с моят КОЛЕГА: [email protected].
  • При спешни случаи позвънете на следния номер: XXXX.

Завършек

Можете да използвате прост завършек, за да приключите съобщението си. В отговор при отсъствие от офиса, обаче, е доста срещана практика завършеците да се пропускат изцяло.

Примери:

  • Благодаря,
    ИМЕ
  • Благодаря/Всичко най-хубаво/Поздрави,
    ИМЕ

Преглед: Компоненти с примери

Персонализирани бележки - Персонализирайте съобщението си за отсъствие от офиса

Съобщението за отсъствие от офиса не трябва да бъде толкова официално, колкото в горните примери. В много сфери, например, можете да пишете на клиентите по-спокойно и сърдечно. Сред колегите това е особено вярно, ако комуникацията по имейл е ограничена и е само в рамките на компанията, така че само Вашите колеги биха прочели съобщението. Дори при много външни бизнес партньори „бързия“ отговор е често срещан. Тук ще Ви покажем как можете да персонализирате отговора си извън офиса и от кои части трябва да се откажете.

Персонализирано съобщение за отсъствие от офиса: Какво можете да направите

Що се отнася до стила, можете сами да решите какво подхожда на Вашата компания. Имайте предвид, че Вашите ръководители може да получат същото съобщение за отсъствие от офиса, както и колегите, с които поддържате по-спокоен тон. Внимателно обмислете тези съвети.

Персонализирано съобщение за отсъствие от офиса:  Какво трябва да избягвате

Съобщенията за отсъствие от офиса са основно формално изпитание. Някои стилистични средства могат да надхвърлят марката. Показваме Ви кои грешки трябва да избягвате.


Съобщение за отсъствие от офиса: Шаблони

Официално съобщение за отсъствие от офиса от общ характер

Уважаеми господине или госпожо, 

Благодаря Ви за имейла! В момента съм в отпуска и ще се върна в офиса на ММ/ДД/ГГ.

От съображения за поверителност съобщението Ви няма да бъде препратено. При спешни случаи можете да се свържете с моят КОЛЕГА: [email protected].

Благодаря,
ИМЕ

Официален отговор за отсъствие от офиса с препращане за клиенти 

Здравейте,

Благодаря Ви за съобщението. В момента съм в отпуска и нямам достъп до имейла си. Моля, свържете се с мен, когато се върна на ММ/ДД/ГГ. До тогава моят КОЛЕГА ще ме представлява. Можете да се свържете с него/нея чрез имейл ([email protected]) или по телефона (XXX-XXXX) и той/тя ще Ви съдейства. Благодаря за разбирането.

Поздрави, ИМЕ

Неофициален отговор за отсъствие от офиса за колеги

Уважаеми колеги,

Ако четете това, значи съм в отпуска. Не се тревожете – ще се върна на ММ/ДД/ГГ! Междувременно, КОЛЕГАТА ([email protected]) се съгласи да ме представлява. Моля, свържете се с него/нея при спешни случаи.

Бъдете здрави! Ще ви донеса нещо от Аржентина - обещавам!

До скоро,
ИМЕ

Неофициален отговор за отсъствие от офиса за клиенти

Уважаеми клиент,

Благодаря за съобщението! В момента съм в отпуска и ще се върна на ММ/ДД/ГГ. За съжалениe няма да имам достъп до имейла си през това време. Моля, свържете се с моя КОЛЕГА ([email protected]) при спешни случаи. Вашият имейл няма да се препрати автоматично. Благодаря за разбирането.

До скоро.

Всичко най-хубаво, ИМЕ

Рискове, свързани с използването на съобщение за отсъствие от офиса 

Използването на съобщение за отсъствие от офиса е част от обичайната професионална комуникация по имейл. Важно е обаче да помислите добре за информацията, която споделяте, когато настройвате вашето съобщение за отсъствие от офиса.

Все по-често престъпниците използват информацията, която споделяте, в своя полза. Например престъпниците могат да използват информацията, за да планират влизане в дом или офис. Освен това автоматичните съобщения за отсъствие от офиса носят голямо предимство за изпращачите на нежелана поща, когато изпращате съобщения до хиляди произволно генерирани имейл адреси, автоматичният отговор действа като филтър, като дава възможност на подателите да знаят кои адреси действително съществуват.


В категории: Лайфстайл


Коментари
Облаци по морето днес
Облаци по морето днес 19/03/2024, Вторник 09:05 0
Флагман.БГ Човек на Слави е съсипан след тази новина Човек на Слави е съсипан след тази новина 19/03/2024, Вторник 08:30 0
Флагман.БГ Каква е минималната заплата в Гърция Каква е минималната заплата в Гърция 19/03/2024, Вторник 08:11 0
0
Коментара по темата
 
Добавете коментар
Моля, въведете Вашето име
Моля, въведете Вашият коментар
Въведете защитния код:
Моля, въведете защитния код
 
България Всички новини
Подариха й джип за 300 бона и забрави, че иска да се развежда Подариха й джип за 300 бона и забрави, че иска да се развежда Отварачката бе засечена да шофира огромен джип „Кадилак” и то чисто нов, чиято цена е някъде към 300 бона Човек на Слави е съсипан след тази новина Човек на Слави е съсипан след тази новина Борис Солитарийски буквално рухна след развода, той много страдал за проваления си брак и че не може да види детето си Ротацията под въпрос заради министър Тагарев, а електоратът на ПП-ДБ се стопил с 30 на сто Ротацията под въпрос заради министър Тагарев, а електоратът на ПП-ДБ се стопил с 30 на сто За какво да ходим на предсрочни избори, като картината ще е същата, пита социологът Петър Чолаков Каква е минималната заплата в Гърция Каква е минималната заплата в Гърция От 1 април става 800 евро  Маскиран обра заведение във Варна Маскиран обра заведение във Варна Откраднатите пари са около 1000 лева Върнаха книги на библиотека в Русе с 50 години закъснение Върнаха книги на библиотека в Русе с 50 години закъснение  Жената, която ги изпратила по пощата, пожелала анонимност. Тя признава, че постъпката й не е за пример и е написала извинение Изправят Червения пират пред съда Според съда обвиняемият е автор на множество електронни писма Ще има ли ротация? „Промяната“ и ГЕРБ преговорят за съдбата на сглобката до 12 часа Ще има ли ротация? „Промяната“ и ГЕРБ преговорят за съдбата на сглобката до 12 часа Очаква се отговор на въпроса ще има ли правителство или предстоят извънредни парламентарни избори Гавриил Ловченски и варненският владика в спор за патриарх, митрополит Николай развя бялото знаме Гавриил Ловченски и варненският владика в спор за патриарх, митрополит Николай развя бялото знаме Не желая да съм кандидат за патриаршеския престол, каза духовникът от града под тепетата Лято 2024: Сянката на морето в Бургас ще струва 1.20 лв. Лято 2024: Сянката на морето в Бургас ще струва 1.20 лв. С вдигането на градусите започнаха да стягат българските плажове за новия сезон
Едва на 42 години почина спортна звезда Едва на 42 години почина спортна звезда Новината за смъртта на Константин Колцов беше съобщена първо от руския хокеен клуб Салават Юлаев Как спокойната Швеция заприлича на България през 90-те Как спокойната Швеция заприлича на България през 90-те Скокът в насилието върви ръка за ръка с имиграцията  На крачка от нас! Култов курорт става най-голямата база на НАТО в Европа На крачка от нас! Култов курорт става най-голямата база на НАТО в Европа 10 000 бойци ще са дислоцирани в Констанца Смъртта на принцеса Даяна беше използвана в "гнусна" реклама на евтаназия Смъртта на принцеса Даяна беше използвана в "гнусна" реклама на евтаназия Рекламната кампания беше свалена заради липсата на съобразителност и вълна от недоволство Наркотрафикант застреля полицай в Белгия, друг е тежко ранен Наркотрафикант застреля полицай в Белгия, друг е тежко ранен Барикадирал се мъж е ранил и други двама души Тръмп каза, че Путин е замесен в смъртта на Навални Тръмп каза, че Путин е замесен в смъртта на Навални Той е млад човек, така че статистически погледнато трябваше да е жив още дълго време, каза Тръмп Мъж загина след падане от балон в Австралия Мъж загина след падане от балон в Австралия Тялото е намерено в жилищен район Тази самолетна компания унизи две жени, защото били прекалено дебели Тази самолетна компания унизи две жени, защото били прекалено дебели Компанията поискала от тях да си резервират по две места заради теглото Пролетта идва с лунно затъмнение Пролетта идва с лунно затъмнение Началото на явлението от полусянката ще бъде в 06:53 ч. на 25 март Няма спасение от него, гласят го за водещ на ново риалити Няма спасение от него, гласят го за водещ на ново риалити Очаква се да се появи в новия формат на бТВ
Ути БЪЧВАРОВ Ути БЪЧВАРОВ Опелото на патриарх Неофит бе всичко, което той не беше - лицемерие, ужас и грехопадение Виц на деня Виц на деня - Как се казват кучетата ти?
- Калвин и Клайн.
- Ама това са имена на гащи.
- Да, де - кучетата са боксери...
Виц на деня Виц на деня Мъж към жена си:
- Ти мислиш повече за своите рокли, отколкото за мен!
- Разбира се. Без теб мога да се покажа навсякъде, но без рокля...
Статус във фейсбук Статус във фейсбук „Днес — това е утрешният ден, за който така сме се вълнували вчера.“
Автори Флагмани
Маркетинг Екип
Анна Добрева
Специалист Маркетинг и реклама, Copywriter
Затвори